COMPTABILITE ICIM
CLOTURE PERIODIQUE
La clôture périodique purge les comptes et les journaux des écritures
passées pendant une période, afin de libérer de la place en mémoire sur le
disque ou la disquette qui contient ces écritures pour les écritures des
périodes suivantes.
Lors de l'initialisation, vous avez enregistré la durée de votre période
comptable. A partir du début de l'exercice, cette période définit un certain
nombre de dates de fin de période auxquelles vous devrez obligatoirement
procéder une clôture périodique. Vous pouvez aussi procéder à d'autres
clôtures intermédiaires si le besoin s'en fait sentir.
Ces clôtures ne sont pas « bloquantes ». Vous pouvez donc saisir les
écritures sur autant de périodes que vous le désirez avant de procéder à
leur clôture, à condition de disposer de la place suffisante sur votre
disque ou disquette.
Néanmoins, vous ne pouvez pas procéder à une clôture périodique à une date
postérieure à celle de la fin d'une période qui n'aurait pas été clôturée.
EXEMPLE :
Date de début de l'exercice : 01/04/1991.
Date de fin de l'exercice : 31/10/1991.
Durée de la période comptable : 2 mois.
Les dates de clôture obligatoire seront :
- 31/05/1991
- 31/07/1991
- 30/09/1991
- 31/10/1991
Dans ce cas précis, la dernière période ne durera qu'un mois et sa clôture
devra se faire avant la première étape de la clôture d'exercice (sinon le
logiciel refusera de procéder à la clôture d'exercice).
Vous pouvez, si la place sur disque le permet, passer par exemple tout ou
partie de vos écritures de l'exercice, puis clôturer au 31 mai.
Si vous désirez ensuite procéder à une clôture périodique au 30 septembre,
vous devrez d'abord clôturer la période allant du 1er juin au 31 juillet.
PROCESSUS DE LA CLOTURE PERIODIQUE :
Lorsque vous validez cette fonction, un message d'avertissement apparait à
l'écran, vous rappelant qu'il est nécessaire de sauvegarder vos fichiers
avant de clôturer, afin de pouvoir recommencer le traitement en cas
de panne.
Après ce message, le logiciel vous demande la date de la clôture, vous
proposant par défaut la date de fin de la période suivant immédiatement
la dernière période clôturée. Si vous saisissez une date postérieure à
celle-ci ou antérieure à la date suivant immédiatement la date de votre
dernière clôture, le logiciel affiche un message d'erreur qui vous
le signale. Vous êtes ensuite invité à introduire une autre date.
La clôture périodique est précédée de l'impression de la Balance générale,
du grand-livre et des journaux, pour tous les mouvements de la période.
Vous pouvez imprimer jusqu'à 99 exemplaires de ces états.
Après validation de la date, le logiciel vous demande confirmation
de la clôture. Cette confirmation déclenche l'impression de la balance,
du grand-livre et des journaux.
A la fin des impressions, et seulement si ces impressions se sont déroulées
intégralement (imprimante non déconnectée, papier disponible jusqu'au bout),
le logiciel purge toutes les écritures passées jusqu'à la date de la clôture
et génère les cumuls et les soldes des comptes et des journaux au début de
la nouvelle période. Chaque écriture purgée est transférée inchangée dans la base
des écritures archivées. La base des écritures archivées permet de consulter,
imprimer ou exporter tout ou partie des ces écritures.
Vous ne pouvez alors saisir des écritures qu'à une date postérieure
à la date de votre dernière clôture.