OPTIMUM ICIM
GESTION DES BASES EXTERNES
Cette fonction sert à mettre à jour ou consulter le fichier des bases externes.
Une BASE EXTERNE est un fichier de données dont la structure et l'implémentation
sont au départ inconnues du logiciel (par opposition avec une BASE INTERNE).
Pour enregistrer (ou importer) la structure d'une base externe,
il est nécessaire de créer ici une fiche pour cette base, fiche qui permet
de déterminer certains paramètres généraux concernant la base.
La liste des bases externes apparait à l'écran.
Navigation devant la liste
Pour quitter la base Bases externes.
Pour changer l'ordre de tri à l'écran.
La gestion de cette base met à votre disposition les index suivants :
A - BASE
B - BASE INTITULÉE
C - FICHE INTITULÉE
L'appui sur une touche de A à C active immédiatement
l'index correspondant et réaffiche la liste.
Pour chercher une base externe.
Vous pouvez trier la base en changeant son index actif (touche <F2>)
et trouver instantanément une base externe si vous connaissez
l'un des renseignements clés utilisés par les index décrits ci-dessus.
Vous pouvez taper au clavier sans appuyer sur <F3>, devant la liste.
Pour ajouter une nouvelle base externe.
Pour modifier la fiche de la base externe en cours.
Pour supprimer la fiche de la base externe en cours.
La fiche de la base externe en cours apparait à l'écran. Voir plus loin
le paragraphe intitulé « Navigation devant la fiche base externe ».
Pour passer sur la ligne de la base externe précédente.
La ligne précédente dépend de l'index actif.
Pour passer sur la ligne de la base externe suivante.
La ligne suivante dépend de l'index actif.
Pour passer à la page précédente dans la liste.
Pour passer à la page suivante dans la liste.
Ce bouton (ou la combinaison de touches <AltGr> et <F>) sert à filtrer les fiches contenues
dans la base bases externes de façon à ne voir à l'écran que
les fiches répondant à une condition définie par vous-même.
Voir aussi le chapitre nommé GUIDE CONDITIONS.
Ce bouton (ou la combinaison de touches <AltGr> et <C>) sert à compter :
- le nombre de fiches présentes dans la base si aucun filtre n'est actif.
- le nombre de fiches répondant OUI à la condition définie dans le filtre actif
si vous avez filtré la base auparavant.
Voir aussi le chapitre nommé COMPTEUR DE CORRESPONDANCE.
Ce bouton (ou la combinaison de touches <AltGr> et <A>) sert à analyser la base
bases externes sous forme de liste, et sous forme graphique
si au moins un champs cumulable est présent dans la liste.
Voir aussi le chapitre nommé ANALYSE.
Ce bouton (ou la combinaison de touches <AltGr> et <S>) sert à consulter
des statistiques globales concernant la base courante. Le logiciel calcule le total,
la moyenne, la plus petite et la plus grande valeur trouvées, pour chaque champs.
Voir aussi le chapitre nommé STATISTIQUES.
Fiche base externe
Description des champs
Base
Nom du fichier de données (F2 guide bases externes).
Ce champs peut être saisi lorsque vous ajoutez une nouvelle base externe.
Il ne pourra plus être modifié après enregistrement de la nouvelle fiche.
Les fichiers de données que vous créez avec ce logiciel doivent avoir
un nom commençant par la lettre "U". Ceci indique immédiatement au logiciel
qu'il s'agit d'une base de données définie par l'utilisateur. Nous appelons
cette base une BASE EXTERNE, par opposition aux BASES INTERNES, celles qui
ont été créées par l'auteur du logiciel et dont les structures ne sont pas
modifiables par l'utilisateur.
Lorsque vous créez une nouvelle fiche, vous pouvez importer directement
une base données existante. Ce choix vous est proposé après validation
de cette zone de saisie.
Groupe et niveau
3 car. pour le groupe, 1 pour le niveau (format groupe = AAA, format niveau = 9).
Le groupe définit le module ou sous-module dans lequel l'utilisateur est autorisé à accéder.
Jusqu'ici 3 caractères identiques sont spécifiques à chaque module.
Le niveau est le N° du niveau hierarchique minimum nécessaire pour accéder à cette fonction.
Si vous ne renseignez pas ce champs, tous les utilisateurs du logiciel ont accès à cette base.
Base intitulée
Intitulé de la base, en minuscules (F2 = guide bases externes).
L'intitulé de la base données est le nom que VOUS voulez lui donner.
C'est de ce nom que vous allez vous rappeller. Le logiciel lui utilise
le nom indiqué dans la zone de saisie nommée BASE pour tous ses contrôles.
Vous pouvez ainsi indiquer le même intitulé de base pour plusieurs bases
de données, mais pas le même NOM de base (champs BASE), car celui-ci
est unique : il indique de façon certaine de quel fichier il s'agit.
M/F
L'intitulé de base est un mot ou expression : au masculin (M), au féminin (F).
Fiche intitulée
Généralement c'est l'intitulé de base au singulier (F2 = guide bases externes).
Une base de données peut être comparée à un tableau contenant des lignes (*)
et des colonnes (**). Chaque colonne sépare les différentes informations
qui seront inscrites sur chaque ligne. Le nombre de colonnes est limité
au nombre d'informations que l'on a besoin d'inscrire sur chaque ligne.
Le nombre de lignes n'est pas limité, il change au fur et à mesure que
viennent s'inscrire de nouvelles lignes.
Une base de données peut être présentée sous de multiples formes.
L'une d'elles est la présentation sous forme de liste. Celle-ci correspond
bien à l'idée que l'on se fait d'un tableau.
Une autre est la présentation sous forme de fiche (appelée aussi
"formulaire"). Ici, chaque ligne du tableau est une fiche.
Avantage : on peut voir beaucoup plus d'informations que dans une liste.
Inconvénient : on ne voit qu'une fiche à la fois.
Résumé : une base de données est destinée à contenir des fiches.
Chaque fiche correspond à une ligne dans un tableau. Chaque champs
(ou zone de saisie) de la fiche correspond à une colonne dans un tableau.
Exemple : pour la base nommée "Départements", chaque fiche est celle
d'un 'Département'. C'est la fiche département.
(*) Une ligne d'un tableau est appelée dans une base de données une FICHE,
un FORMULAIRE, ou encore un ENREGISTREMENT.
(**) Une colonne d'un tableau est appelée dans une base de données un CHAMPS.
M/F
L'intitulé de fiche est un mot ou expression : au masculin (M), au féminin (F).
Champs clé
Champs anti doublon et/ou à incrémenter lors de l'ajout (F2 = guide champs).
Si le champs clé indiqué n'est pas enregistré dans la base STRUCTURES EXTERNES,
le logiciel vous propose d'ajouter un nouveau CHAMPS EXTERNE.
Le champs clé est un champs de la base de données (un champs enregistré
dans la STRUCTURE de la base) sur lequel le logiciel porte une attention
particulière : lors de l'AJOUT ou de la DUPLICATION d'une fiche, le programme
vérifie si un nom de champs est indiqué ici et si c'est le cas il analyse
la valeur saisie dans ce champs pour la nouvelle fiche, dans le but :
- d'empêcher la création d'une fiche contenant la même valeur
dans son 'champs clé' qu'une autre fiche déjà enregistrée,
si le champs ANTI DOUBLON est égal à Oui.
- d'incrémenter le contenu du champs clé à chaque nouvelle fiche.
Dans ce cas le champs clé ne peut contenir que des nombres et doit être
de type Numérique ou Caractère pour permettre l'enregistrement de nombres.
Anti doublon
Si Oui, pas de création de fiche si l'information du champs clé existe déjà.
Si la valeur indiquée ici est Oui, le programme empêche la création
d'une fiche contenant la même valeur dans son 'champs clé' qu'une autre
fiche déjà enregistrée.
Voir également : CHAMPS CLE.
Incrémente
Si oui le champs clé de la nouvelle fiche prendra la valeur du dernier + 1.
Si la valeur indiquée ici est Oui, le programme incrémente le contenu
du CHAMPS CLE à chaque nouvelle fiche.
Voir également : CHAMPS CLE.
Saisie incrément
Si Oui, le champs incrémenté sera accessible en saisie lors de l'ajout.
Lorsqu'un champs clé est indiqué et INCREMENTE est égal à Oui, vous pouvez
décider de rendre accessible ou non la zone de saisie du champs clé,
lors de l'ajout d'une nouvelle fiche dans la base concernée.
Voir également : CHAMPS CLE, INCREMENTE.
Clé principale
Clé de recherche pour l'ajout de fiches (F2 = guide index, F3 = guide champs).
Si la clé principale indiquée n'est pas enregistrée dans la base INDEX EXTERNES,
le logiciel vous propose d'ajouter un nouvel INDEX EXTERNE.
Ce champs ne peut pas être vide si le CHAMPS CLE ne l'est pas.
La clé principale est la clé de l'index que le logiciel doit utiliser
lors de l'ajout (ou de la duplication) de fiches pour rechercher
l'existence d'une autre fiche ayant le même contenu dans son CHAMPS CLE,
ou pour rechercher le numéro de la dernière fiche (numéro indiqué
dans le champs clé de la dernière fiche) afin d'ajouter 1 à ce numéro
dans le champs clé de la nouvelle fiche.
Voir également : CHAMPS CLE.
Champs M.A.J. date
Champs contenant la date de la dernière MISE A JOUR de la fiche (s'il y en a un).
Si le champs m.a.j. date indiqué n'est pas enregistré dans la base STRUCTURES EXTERNES,
le logiciel vous propose d'ajouter un nouveau CHAMPS EXTERNE.
Le logiciel vérifie que le champs éventuellement indiqué existe
et qu'il est bien de type Date.
Champs M.A.J. heure
Champs contenant l'heure de la dernière MISE A JOUR de la fiche (s'il y en a un).
Si le champs m.a.j. heure indiqué n'est pas enregistré dans la base STRUCTURES EXTERNES,
le logiciel vous propose d'ajouter un nouveau CHAMPS EXTERNE.
Le logiciel vérifie que le champs indiqué existe et qu'il est bien
de type Caractère. Si la longueur du champs est inférieure à 8, la chaine
de caractère représentant l'heure sera tronquée sur sa droite. Le format
standard d'une chaine Heure est HH:MM:SS (HEURES : MINUTES : SECONDES)
Exemple : la longueur du champs est 5, les secondes ne sont pas enregistrées.
Info documentation
Informations concernant cette base dans son ensemble.
Ce champs sert à enregistrer les informations d'ordre général au sujet
de la base concernée, pour les utilisateurs de cette base de données.
Pour donner des informations concernant particulièrement un champs de la base,
enregistrez ces infos dans la fiche du champs correspondant de la base
des STRUCTURES, dans la zone de saisie nommée également INFO DOCUMENTATION.
Utilisez depuis ce champs le guide des Codes d'impression (touche F5) pour insérer
du texte avec différentes fontes de caractères et tailles, et pour insérer des images.
A l'intérieur du guide, la touche F1 donne accès à toute explication concernant
le fontionnement du guide et des codes d'impression.
Navigation devant la fiche base externe
Pour effacer la fiche à l'écran et retourner dans la liste.
Pour chercher une base externe.
Vous pouvez trier la base en changeant son index actif (touche <F2>
devant la liste) et trouver instantanément une base externe
si vous entrez l'information clé de l'index actif (voir <F2> : Index)
Pour ajouter une nouvelle base externe.
Pour modifier la fiche de la base externe en cours.
Pour supprimer la fiche de la base externe en cours.
Pour DUPLIQUER la fiche de la base externe en cours.
Pour passer sur la fiche de la base externe précédente.
La fiche précédente dépend de l'index actif.
Pour passer sur la fiche de la base externe suivante.
La fiche suivante dépend de l'index actif.
Cette touche donne accès à la base indiquée dans la fiche courante.
L'accès à cette base est refusé si vous n'avez pas déclaré
de champs dans la structure de cette base ou si vous n'avez pas créé
au moins un index.
Voir également : STRUCTURES EXTERNES, INDEX EXTERNES.
La structure et les index de la base concernée sont remis à jour,
après demande confirmation et s'ils ont été changés, lorsque
vous utilisez cette touche.
Voir GESTION DES STRUCTURES EXTERNES.
Voir GESTION DES INDEX EXTERNES.
Cette touche donne accès aux requêtes (ou conditions)
enregistrées pour la base indiquée dans la fiche courante.
Voir également : GESTION DES REQUÊTES.
Cette touche donne accès aux listes créées par l'utilisateur
pour la base externe en cours. Vous pouvez consulter une liste,
en créer une, consulter tout ou partie de la base de données, etc.
Voir également : GESTION DES LISTES UTILISATEURS.