RESSOURCES HUMAINES ICIM
GESTION DES MODÈLES DE LETTRES
SALARIÉS
Cette fonction sert à mettre à jour ou consulter le fichier des modèles de lettres salariés.
Enregistrer un modèle de lettre pour salarié permet de l'utiliser
ensuite à volonté pour envoyer du courrier à vos salariés.
La liste des modèles de lettres salariés apparait à l'écran.
Navigation devant la liste
Pour quitter la base Modèles de lettres salariés.
Pour changer l'ordre de tri à l'écran.
La gestion de cette base met à votre disposition les index suivants :
A - NUMÉRO
B - INTITULÉ
C - DATE M.A.J
L'appui sur une touche de A à C active immédiatement
l'index correspondant et réaffiche la liste.
Pour chercher un modèle de lettre salarié.
Vous pouvez trier la base en changeant son index actif (touche <F2>)
et trouver instantanément un modèle de lettre salarié si vous connaissez
l'un des renseignements clés utilisés par les index décrits ci-dessus.
Vous pouvez taper au clavier sans appuyer sur <F3>, devant la liste.
Pour ajouter un nouveau modèle de lettre salarié.
Pour modifier la fiche du modèle de lettre salarié en cours.
Pour supprimer la fiche du modèle de lettre salarié en cours.
La fiche du modèle de lettre salarié en cours apparait à l'écran. Voir plus loin
le paragraphe intitulé « Navigation devant la fiche modèle de lettre salarié ».
Pour passer sur la ligne du modèle de lettre salarié précédent.
La ligne précédente dépend de l'index actif.
Pour passer sur la ligne du modèle de lettre salarié suivant.
La ligne suivante dépend de l'index actif.
Pour passer à la page précédente dans la liste.
Pour passer à la page suivante dans la liste.
Ce bouton (ou la combinaison de touches <AltGr> et <F>) sert à filtrer les fiches contenues
dans la base modèles de lettres salariés de façon à ne voir à l'écran que
les fiches répondant à une condition définie par vous-même.
Voir aussi le chapitre nommé GUIDE CONDITIONS.
Ce bouton (ou la combinaison de touches <AltGr> et <C>) sert à compter :
- le nombre de fiches présentes dans la base si aucun filtre n'est actif.
- le nombre de fiches répondant OUI à la condition définie dans le filtre actif
si vous avez filtré la base auparavant.
Voir aussi le chapitre nommé COMPTEUR DE CORRESPONDANCE.
Ce bouton (ou la combinaison de touches <AltGr> et <A>) sert à analyser la base
modèles de lettres salariés sous forme de liste, et sous forme graphique
si au moins un champs cumulable est présent dans la liste.
Voir aussi le chapitre nommé ANALYSE.
Ce bouton (ou la combinaison de touches <AltGr> et <S>) sert à consulter
des statistiques globales concernant la base courante. Le logiciel calcule le total,
la moyenne, la plus petite et la plus grande valeur trouvées, pour chaque champs.
Voir aussi le chapitre nommé STATISTIQUES.
Fiche modèle de lettre salarié
Description des champs
Numéro
F2 = guide modèles.
La valeur de ce champs est calculée par le programme lors de l'ajout d'une nouvelle fiche.
Intitulé
L'intitulé sert à retourver facilement un modèle (F2 = guide modèles).
Contenu
Entrez ici le contenu du modèle de lettre (F2 = guide champs).
Le contenu est le texte qui sera imprimé. Ce texte est affiché en partie
à l'écran, en mode consultation, si sa taille dépasse la taille de la fenêtre
d'écran qui lui est réservée.
Vous pouvez intégrer le contenu d'un ou plusieurs champs de la FICHE SALARIE
dans vos courriers. Pour cela placez dans ce champs le curseur à l'endroit voulu,
puis appuyez sur <F2> pour choisir le champs. Appuyez sur <Entrée> après l'avoir
choisi et vous vous retrouvez dans le modèle de lettre.
Utilisez depuis ce champs le guide des Codes d'impression (touche F5) pour insérer
du texte avec différentes fontes de caractères et tailles, et pour insérer des images.
A l'intérieur du guide, la touche F1 donne accès à toute explication concernant
le fontionnement du guide et des codes d'impression.
Marge
Marge gauche du texte, pour l'impression.
Numéro de la première colonne à gauche partir de laquelle
sera imprimée chaque ligne du CONTENU.
Avec trait
Oui si vous voulez imprimer un trait de marge à gauche.
Première ligne
Première ligne du contenu pour l'imprimante.
Numéro de la première ligne sur laquelle sera imprimé le CONTENU,
lorsque vous imprimerez du courrier à l'aide de ce modèle.
Le nombre minimum que vous pouvez indiquer est 16, car le logiciel
réserve les lignes précédentes pour votre en tête, la date du jour
et l'adresse du salarié.
Colonnes/ligne
Nombre maximum de caractères par ligne dans le contenu du modèle (4 à 254).
Fond de page
Chemin d'accès et nom du fichier image servant de fond pour ce modèle de lettre.
Ce champs sert à placer un fond graphique pour ce modèle de lettre salarié.
Le fichier image à définir ici peut contenir ou non votre logo, que vous pouvez
paramétrer indépendamment dans la fiche de votre société.
Pour connaître la liste des formats d'images supportés par le logiciel,
consulter la documentation concernant le GUIDE IMPORTATION D'IMAGES.
Accusé de réception
Si Oui un accusé de réception sera demandé aux destinataires de ce modèle.
Date M.A.J
Ce champs est mis à jour automatiquement : il contient la date
de la dernière mise à jour de la fiche modèle de lettre salarié en cours.
Heure
Ce champs est mis à jour automatiquement : il contient l'heure
de la dernière mise à jour de la fiche modèle de lettre salarié en cours.
Navigation devant la fiche modèle de lettre salarié
Pour effacer la fiche à l'écran et retourner dans la liste.
Pour chercher un modèle de lettre salarié.
Vous pouvez trier la base en changeant son index actif (touche <F2>
devant la liste) et trouver instantanément un modèle de lettre salarié
si vous entrez l'information clé de l'index actif (voir <F2> : Index)
Pour ajouter un nouveau modèle de lettre salarié.
Pour modifier la fiche du modèle de lettre salarié en cours.
Pour supprimer la fiche du modèle de lettre salarié en cours.
Pour passer sur la fiche du modèle de lettre salarié précédent.
La fiche précédente dépend de l'index actif.
Pour passer sur la fiche du modèle de lettre salarié suivant.
La fiche suivante dépend de l'index actif.
Pour DUPLIQUER la fiche du modèle de lettre salarié en cours.
Cette touche permet d'imprimer le contenu du modèle de lettre
en cours, sans l'adresse ni la date d'impression.
La première ligne imprimée est la première ligne du CONTENU.
Cette option donne accès à la gestion des salariés.
Voir également : GESTION DES SALARIÉS.
Voir GESTION DES ENVOIS AUX SALARIÉS.