MESSAGERIE ICIM
GESTION DES ENVOIS AUX FOURNISSEURS
Cette fonction sert à mettre à jour ou consulter le fichier des envois aux fournisseurs.
Le logiciel enregistre le contenu de chaque envoi imprimé pour un fournisseur
en le conservant dans des fiches d'envoi. Chaque fiche d'envoi porte
un numéro d'identification attribué automatiquement lors de l'impression.
La liste des envois aux fournisseurs apparait à l'écran.
Navigation devant la liste
Pour quitter la base Envois aux fournisseurs.
Pour changer l'ordre de tri à l'écran.
La gestion de cette base met à votre disposition les index suivants :
A - ENVOI N°
B - CODE FOURNISSEUR + DATE
C - DATE
D - MODÈLE
E - IMAGE N°
L'appui sur une touche de A à E active immédiatement
l'index correspondant et réaffiche la liste.
Pour chercher un envoi.
Vous pouvez trier la base en changeant son index actif (touche <F2>)
et trouver instantanément un envoi si vous connaissez
l'un des renseignements clés utilisés par les index décrits ci-dessus.
Vous pouvez taper au clavier sans appuyer sur <F3>, devant la liste.
Pour modifier la présente page de la fiche de l'envoi en cours.
Pour supprimer la fiche de l'envoi en cours.
La fiche de l'envoi en cours apparait à l'écran. Voir plus loin
le paragraphe intitulé « Navigation devant la fiche envoi ».
Pour passer sur la ligne de l'envoi précédent.
La ligne précédente dépend de l'index actif.
Pour passer sur la ligne de l'envoi suivant.
La ligne suivante dépend de l'index actif.
Pour passer à la page précédente dans la liste.
Pour passer à la page suivante dans la liste.
Ce bouton (ou la combinaison de touches <AltGr> et <F>) sert à filtrer les fiches contenues
dans la base envois aux fournisseurs de façon à ne voir à l'écran que
les fiches répondant à une condition définie par vous-même.
Voir aussi le chapitre nommé GUIDE CONDITIONS.
Ce bouton (ou la combinaison de touches <AltGr> et <C>) sert à compter :
- le nombre de fiches présentes dans la base si aucun filtre n'est actif.
- le nombre de fiches répondant OUI à la condition définie dans le filtre actif
si vous avez filtré la base auparavant.
Voir aussi le chapitre nommé COMPTEUR DE CORRESPONDANCE.
Ce bouton (ou la combinaison de touches <AltGr> et <A>) sert à analyser la base
envois aux fournisseurs sous forme de liste, et sous forme graphique
si au moins un champs cumulable est présent dans la liste.
Voir aussi le chapitre nommé ANALYSE.
Ce bouton (ou la combinaison de touches <AltGr> et <S>) sert à consulter
des statistiques globales concernant la base courante. Le logiciel calcule le total,
la moyenne, la plus petite et la plus grande valeur trouvées, pour chaque champs.
Voir aussi le chapitre nommé STATISTIQUES.
Fiche envoi - page 1
Description des champs - page 1
Envoi N°
Ce champs est mis à jour automatiquement.
Le numéro d'envoi est calculé par le programme chaque fois que vous imprimez
du courrier à l'aide d'un modèle de lettre pour fournisseur. Il correspond
au numéro du dernier envoi + 1.
Code fournisseur
F2 = guide fournisseurs.
Ce champs est mis à jour automatiquement.
Le code fournisseur est enregistré par le programme lors de l'impression.
Date
Ce champs est mis à jour automatiquement.
La date de l'envoi correspond à la date d'impression choisie.
Marge
Marge gauche choisie pour l'impression du courrier.
Ce champs est mis à jour automatiquement.
Avec trait
Ce champs est mis à jour automatiquement.
Première ligne
Ce champs est mis à jour automatiquement.
Modèle
F2 = guide modèles de lettres fournisseurs.
Ce champs est mis à jour automatiquement.
Le numéro de modèle est celui du modèle choisi pour imprimer l'envoi.
Contenu
Ce champs est mis à jour automatiquement.
Le logiciel enregistre le contenu de chaque envoi et le conserve dans ce champs.
Accusé de réception
Si Oui un accusé de réception a été demandé au destinataire de ce courrier.
Ce champs est mis à jour automatiquement.
Fiche envoi - page 2
Description des champs - page 2
Image N°
F2 = guide.
Navigation devant la fiche envoi
Pour effacer la fiche à l'écran et retourner dans la liste.
Pour chercher un envoi.
Vous pouvez trier la base en changeant son index actif (touche <F2>
devant la liste) et trouver instantanément un envoi
si vous entrez l'information clé de l'index actif (voir <F2> : Index)
Pour modifier la présente page de la fiche de l'envoi en cours.
Pour supprimer la fiche de l'envoi en cours.
Pour passer sur la fiche de l'envoi précédent.
La fiche précédente dépend de l'index actif.
Pour passer sur la fiche de l'envoi suivant.
La fiche suivante dépend de l'index actif.
Cette touche permet d'entrer dans le courrier en cours afin de consulter l'intégralité
du texte (pas seulement la partie visible à l'écran).
Cette option donne accès à la gestion des fournisseurs.
Voir également : GESTION DES FOURNISSEURS.
Cette option sert à renvoyer un courrier archivé à un fournisseur.
La date du courrier est par défaut la date initiale d'envoi et elle
peut être modifiée. Le contenu peut également être modifié. Après
validation, le nouveau courrier sera archivé dans une nouvelle fiche
afin de garder dans vos archives l'ancien et le nouveau courrier.
Pour consulter sur tout l'écran l'image préalablement scannée de la réponse du fournisseur.
Pour afficher la page précédente de la fiche en cours.
Pour afficher la page suivante de la fiche en cours.
Chaque fiche envoi contient 2 pages.